MIN Consulting  

::: Pendahuluan
Poka-yoke (diucapkan "po-ka-yo-ke”) berasal dari bahasa Jepang yokeru yang berarti “menghindari” dan poka yang berarti “kesalahan (diakibatkan kelalaian dan/atau ketidaksengajaan)”. Konsep Poka-Yoke ditemukan oleh Shigeo Shingo, seorang insinyur di Matsushita manufacturing, dan merupakan bagian dari Toyota Production System. Poka-Yoke awalnya disebut sebagai Baka-Yoke, namun karena artinya kurang pantas, yaitu “menghindari ketololan”, maka kemudian diubah menjadi Poka-Yoke.

Secara umum, Poka-Yoke didefinisikan sebagai suatu konsep manajemen mutu guna menghindari kesalahan akibat kelalaian dengan cara memberikan batasan-batasan dalam pengoperasian suatu alat atau produk. Jadi, tujuan utama dari penerapan konsep Poka-Yoke ini adalah untuk mencapai keadaan bebas-cacat (zero-defects). Poka-Yoke sendiri lebih dipandang suatu konsep ketimbang sebuah prosedur, karenanya penerapannya dimulai dari apa yang karyawan pikir dapat mereka lakukan untuk mencegah kesalahan di area kerja mereka, dan bukan sebagai langkah-demi-langkah bagaimana melakukan suatu pekerjaan.

::: Jenis dan Karakteristik
Shigeo Shingo memperkenalkan 3 jenis Poka-Yoke:
• Metode Kontak, mengidentifikasi apakah ada kontak antara alat dan produk.
• Metode Nilai-Tetap, memastikan apakah sejumlah tertentu gerakan telah dilakukan.
• Metode Tahap-Gerak, memastikan apakah sejumlah langkah proses tertentu telah dilakukan.

Setiap orang seharusnya dapat mempraktekkan Poka-Yoke di area kerja masing-masing, karena prinsip-prinsip dasar dari Poka-Yoke sesuai dengan karakteristik dari perangkat Poka-Yoke, dimana sebuah perangkat Poka-Yoke haruslah memiliki karakteristik sebagai berikut:
1) Dapat digunakan oleh semua orang/karyawan
2) Mudah dipasang
3) Tidak memerlukan perhatian terus-menerus dari operator
4) Murah, kurang dari USD50
5) Dapat memberikan umpan-balik dan/atau tindakan korektif/pencegahan secara cepat

Poka-Yoke berfungsi optimal saat ia mencegah terjadinya kesalahan, bukan pada penemuan adanya kesalahan. Karena kelalaian operator biasanya terjadi akibat letih, ragu-ragu atau bosan/jenuh. Keberadaan Poka-Yoke menjadi sangat berarti karena solusi mencegah terjadinya kelalaian tersebut sama sekali tidak memerlukan perhatian penuh dari operator bahkan saat si operator sedang tidak fokus dengan apa yang dikerjakannya.

::: Penerapannya
Berikut adalah contoh-contoh kasus penerapan Poka-Yoke diberbagai kondisi:
• Kunci kendaraan (motor dan mobil) didesain sedemikian rupa sehingga pengemudi tidak bisa melepaskan kunci sebelum kunci pada posisi ‘OFF’. Pada kendaraan dengan sistem transmisi otomatis, bahkan kunci kendaraan tidak bisa dilepaskan sebelum posisi transmisi di posisi ‘PARK’
• Disket komputer berukuran 3,5” didesain sedemikian rupa sehingga bisa masuk ke drivernya jika posisinya benar
• Dalam proses manufaktur, biasanya jig didesain sedemikian rupa sehingga hanya memungkinkan material diproses dalam arah dan letak tertentu
• Di beberapa produk, biasa kita jumpai posisi sekrup tidak simetris, sehingga saat akan dipasang kembali, hanya dimungkinkan jika arah dan posisinya sesuai
• Keping SIM card pada telepon genggam, pada salah satu ujungnya di trim sehingga posisi letaknya tidak bisa tertukar

Rs/MIN

::: Pendahuluan
Penerapan sistem manajemen mutu tidak terlepas dari budaya kerja organisasi yang bersangkutan. Semakin baik budaya kerja organisasi tersebut, semakin efektif sistem manajemen mutu ISO 9000 yang diterapkan, Sebaliknya juga benar, semakin efektif sistem manajemen mutu ISO 9000 yang diterapkan pada suatu organisasi, semakin baik budaya kerja dalam organisasi tersebut.

5R, yaitu: Ringkas-Rapi-Resik-Rawat-Rajin, atau 5S dalam bahasa Jepang, yaitu: Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-Shitsuke, merupakan suatu program terstruktur yang secara sistematis menciptakan ruang kerja (workplace) yang bersih, teratur dan terawat dengan baik. Lebih jauh lagi, di Jepang, 5R merupakan suatu filosofi dan suatu cara mengorganisasikan dan mengelola ruang kerja dengan menghilangkan pemborosan (waste). 5R juga bertujuan meningkatkan moral karyawan, kebanggaan dalam pekerjaan mereka serta rasa kepemilikan dan tanggung jawab mereka.

Target utama dari 5R adalah moral dan efisiensi di ruang kerja. Prinsip 5R adalah mencegah pemborosan akibat kesulitan mencari dan mendapatkan suatu part atau komponen dalam suatu rangkaian proses produksi dengan cara mendesain ruang kerja sedemikian rupa sehingga hanya part atau komponen terkait saja yang ada di ruang kerja tersebut, dan ditempatkan secara rapi dan teratur sehingga mudah dicari dan dikembalikan lagi ke tempatnya semula.

Pelaku 5R percaya bahwa manfaat dari metode tersebut diperoleh dari keputusan terhadap apa yang harus ditempatkan, dimana seharusnya itu ditempatkan, dan bagaimana itu disimpan. Proses pengambilan keputusan itu selanjutnya akan mengarah pada suatu dialog yang akan memperjelas pemahaman diantara karyawan mengenai bagaimana suatu pekerjaan seharusnya dilakukan. Hal ini akan secara sistematis akan menanamkan rasa kepemilikan karyawan terhadap proses yang dilakukan. Sebagai hasilnya, setahap demi setahap akan menciptakan kebiasaan kerja, kemudian menjadi standard kerja, dan akhirnya menjadi suatu budaya kerja.

5R sendiri telah banyak diadopsi oleh Negara-negara industri, termasuk Indonesia. Masing-masing, memiliki istilah sendiri yang disesuaikan dengan bahasa dan budaya setempat, seperti ditunjukkan dalam Table 1.

::: Definisi
• Ringkas: Langkah awal dari 5R, yaitu menempatkan hanya material, part atau komponen yang diperlukan di ruang kerja, serta membuang segala material, part atau komponen yang tidak diperlukan lagi dari ruang kerja tersebut. Orang yang terlibat dalam langkah ini tidak perlu merasa bersalah karena membuang barang-barang yang tidak diperlukan. Gagasannya adalah untuk memastikan bahwa hanya barang yang diperlukan yang ada di ruang kerja. Bahkan jumlahnyapun harus berada dalam batas minimalnya. Karena itu, dengan langkah ini, efektivitas penggunaan ruangan, dan pembelian material akan mengarah pada kanban (just in time).
• Rapi: Langkah ini merupakan peningkatan efisiensi karena dengan menempatkan segala sesuatu secara teratur sehingga mudah dan cepat diperoleh dan juga dikembalikan lagi ke tempatnya semula. Jika setiap orang dapat secara mudah dan cepat mengambil dan mengembalikan barang ke tempatnya, maka dengan sendirinya aliran proses menjadi lebih cepat dan produktivitas meningkat.
• Resik: Langkah ini menyatakan bahwa setiap orang adalah petugas kebersihan, mulai dari operator hingga manajer. Resik berarti membersihkan hingga berkilau. Tidak ada area dalam suatu pabrik yang luput dari kebersihan. Setiap karyawan mesti melihat ruang kerjanya dari mata seorang pengunjung, dan selalu berpikir bahwa makin bersih dan berkilau maka makin berkesan.
• Rawat: Langkah ini merupakan langkah menstandardisasikan kebersihan, baik personal maupun lingkungan. Setiap orang mesti merawat kerapihan dan kebersihan diri sendiri. Manajemen visual merupakan hal yang penting disini. Penerapan warna, kode dan simbol dari area pabrik bertujuan untuk memudahkan setiap orang mengetahui secara cepat ketidaksesuaian yang terjadi.
• Rajin: Ini merupakan langkah terakhir yang bertujuan memelihara standard begitu ke-4R lainnya telah tertanam. Tujuan dari langkah ini adalah untuk mengurangi bahkan menghilangkan kebiasaan buruk karyawan dan menjaga secara konsisten, standar kebersihan dan kerapihan terus dijalankan. Pada tahap ini, kebersihan dan keteraturan telah menjadi kebiasaan dan budaya kerja sepanjang waktu, tanpa perlu diingatkan lagi oleh manajemen.

Table 1. Definisi 5R
====================================
Jepang     Indonesia   Inggris
====================================
Seiri        Ringkas      Clear Out
Seiton     Rapi          Classify
Seiso       Resik         Cleaning
Seiketsu   Rawat       Conformity
Shitsuke   Rajin         Custom
====================================

::: Contoh     
Ringkas: Membuang seluruh sampah dan material yang tidak relevan dari ruang kerja
Rapi: Mengatur barang-barang sehingga mudah dan cepat diambil dan dikembalikan lagi
Resik: Membersihkan ruang kerja; setiap orang adalah petugas kebersihan
Rawat: Standardisasi cara memelihara kebersihan dan kerapihan
Rajin: Terapkan 5R setiap hari – buat sebagai cara hidup; ini berarti juga suatu komitmen

::: Keterkaitan dengan konsep lainnya
5R digunakan juga dengan konsep Lean lainnya, seperti: SMED, TPM, dan Just In Time (JIT). Disiplin 5R memerlukan pengosongan barang-barang yang tidak diperlukan dalam proses produksi dalam rangka memungkinkan operator memperoleh barang secara cepat dan mudah. Ini merupakan prinsip dasar dari SMED, yang pada gilirannya memungkinkan penerapan JIT. Langkah awal dalam TPM adalah operator membersihkan mesin-mesin yang digunakannya, adalah salah satu mandat dari 5R. Masaaki Imai memasukan juga strategi 5R dalam bukunya Kaizen.

Rs/MIN