MIN Consulting  

ISO 9001:2000 (sekarang versi 2008) telah mengurangi persyaratan dokumentasi dibandingkan dalam versi sebelumnya. Ini berarti perusahaan menjadi lebih fleksibel dalam menetapkan dan mendokumentasikan sistem manajemen mutunya. Hal ini memungkinkan setiap perusahaan mengembangkan jumlah minimum dari dokumentasi yang dibutuhkan untuk menunjukkan efektivitas perencanaan, pengoperasian dan pengendalian proses-prosesnya. Perlu ditekankan lagi, bahwa ISO 9001:2008 mensyaratkan sistem manajemen mutu yang terdokumentasi, BUKAN SISTEM DOKUMENTASI.

Cakupan dokumentasi sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001:2008 termaktub dalam Klausul 4.2.1. Klausul ini menerangkan bahwa dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup:
- pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu;
- manual mutu;
- prosedur terdokumentasi yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini;
- dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memastikan efektivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dari proses-proses tersebut; dan
- rekaman mutu yang dipersyaratkan oleh Standar Internasional ini (lihat 4.2.4)

Dari keterangan di atas dapat dipastikan bahwa apabila standar-standar secara spesifik membutuhkan suatu ”prosedur terdokumentasi”, maka prosedur itu harus DITETAPKAN, DIDOKUMENTASIKAN, DITERAPKAN dan DIPELIHARA.

Klausul ini juga menekankan bahwa pengembangan dokumentasi BOLEH BERBEDA antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dikarenakan alasan-alasan berikut:
- ukuran perusahaan dan jenis kegiatan;
- kompleksitas proses dan interaksinya; dan
- kompetensi personelnya.

Semua dokumen dan rekaman, sebagai bagian dari SMM ISO 9000, harus dikendalikan sesuai dengan klausul 4.2.3 dan 4.2.4 dimana dokumen dan/atau rekaman mutu tersebut bisa saja disimpan dalam bentuk kertas, electronic data dalam komputer, foto-foto, dan lain-lain.

Rs/MIN

Salah satu langkah penting dalam proses awal penerapan sistem manajemen, seperti: sistem manajemen mutu ISO 9000, sistem manajemen lingkungan ISO 14000 dan lain sebagainya, adalah membandingkan sistem manajemen yang sedang berjalan dengan persyaratan sistem manajemen standarnya, apakah sistem yang ada telah memenuhi persyaratan-persyaratan dalam standar tersebut. Langkah ini biasa disebut dengan “Gap Analysis.” 

Organisasi harus melakukan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan gap analysis ini sebelum memulai penerapan sistem manajemen yang dimaksud pada organisasi.

Rs/MIN